Manual de la secretaria virtual

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Cómo responde

Contesta con tu información y tu tono, en mensajes cortos y naturales, como lo harías tú.

• Solo usa los datos que tú has puesto: precios, horario, zona, servicios, formas de pago y tus respuestas a las preguntas frecuentes. Si no sabe algo, no se lo inventa.
• Responde de forma afirmativa y con información útil. No contesta con otra pregunta ni pide al cliente que confirme nada.
• Lleva la conversación: además de responder, añade el dato que falta o invita a venir.
• Escribe con ritmo humano: espera a que el cliente termine de escribir si manda varios mensajes seguidos, muestra «escribiendo…» y responde con pausas naturales.
• Nunca pide datos de tarjeta, cuentas bancarias, contraseñas ni documentos de identidad.
• Si la conversación se pone subida de tono, reconduce con elegancia hacia conoceros en persona, sin contenido explícito.

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Presentación automática

El primer mensaje de cada persona recibe tu presentación al momento, y justo después la información que falta.

Tú escribes la presentación (por ejemplo, quién eres y dónde estás). Se envía tal cual al primer mensaje de cada persona, o cuando alguien vuelve a escribir tras más de 12 horas sin hablar.

Justo después, la secretaria manda un segundo mensaje breve: si solo te han saludado, con tus precios y lo principal; si te han preguntado algo, con la respuesta.

Puedes cambiar la presentación cuando quieras desde tu panel → Mi negocio.

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Tú tomas el control

En cuanto escribes tú a mano en un chat, la secretaria se aparta.

• Si escribes desde tu móvil en una conversación, la secretaria se calla en ese chat durante 2 minutos.
• Lo que llegue en esos 2 minutos no lo contesta después: vuelve a responder solo cuando esa persona manda un mensaje nuevo pasado ese margen.
• Desde tu panel → Chats puedes pulsar «Lo atiendo yo» para que no vuelva a responder en esa conversación, y «Que responda» para devolvérsela.

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Cuándo te pasa el chat a ti

Hay mensajes que es mejor que atiendas tú. La secretaria lo detecta, te avisa y se queda en silencio en ese chat.

• Cuando alguien escribe frases como «quiero hablar con…», «reclamación», «denuncia» o «abogado» (la lista se puede ajustar).
• Cuando la persona está molesta o pregunta algo que la secretaria no sabe resolver.

Te avisa en tu propio WhatsApp, en el chat «Tú» (el chat contigo misma), y en tu panel. En esa conversación se queda en silencio 12 horas o hasta que la reactives desde el panel. Si escribes tú en el chat, vuelve a atender en cuanto llegue un mensaje nuevo pasados 2 minutos.

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Si preguntan si es un robot

Tú eliges cómo se comporta cuando alguien pregunta directamente si está hablando con una máquina.

• No lo dice por su cuenta, y si se lo preguntan directamente, responde con naturalidad que es tu asistente virtual y ofrece pasarte el chat.
• O bien: no contesta a esa pregunta y te pasa el chat para que respondas tú en persona.

En ningún caso dirá que es una persona: no miente sobre lo que es.

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Agenda privada: a quién no contesta

Familia, amistades o conocidos: a los números de tu agenda privada la secretaria no les contesta nunca.

Si te escribe alguien de tu agenda privada, la secretaria no responde, no le da ninguna información (ni tu dirección) y ni siquiera guarda sus mensajes en el servicio. Le contestas tú desde tu móvil, como siempre.

• Se gestiona desde tu panel → Agenda: añades nombre y teléfono, pegas una lista o importas tus contactos del móvil (archivo .vcf).
• Desde tu panel → Chats también puedes pulsar «Añadir a mi agenda» en cualquier conversación.
• Si quitas a alguien de la agenda, la secretaria vuelve a contestarle.

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Discreción: si piden borrar la conversación

Cuando alguien pide que se borre la conversación o sus datos, la secretaria tranquiliza a la persona y te avisa a ti.

Responde con un mensaje tranquilizador (por defecto: «Sí, tranquilo, máxima discreción 🤫»), te avisa en tu chat «Tú» y en tu panel, y no borra nada por su cuenta. Así tú decides qué hacer, por si se trata de algo personal o delicado.

Si decides borrarla, bórrala en tu móvil y, si quieres, también de tu panel (Chats → Borrar), que elimina los mensajes guardados en el servicio.

09

Aviso de llegada a otro WhatsApp

Cuando un cliente dice que va y da una hora o un tiempo estimado, la secretaria avisa al número que elijas.

Funciona con frases como «voy en 20 minutos», «llego en media hora», «voy en una hora y media», «llego a las 10», «nos vemos a las 22:30» o «me paso sobre las 9 y cuarto». Calcula la hora aproximada de llegada (si son las 21:05 y dice «a las 10», entiende las 22:00).

• El número se pone en tu panel → Mi negocio → «WhatsApp para avisos de llegada» (sin +34). Vacío = sin avisos.
• Avisa también si estás llevando tú el chat o tienes la secretaria en pausa.
• Si el cliente repite lo mismo no vuelve a avisar; si cambia la hora, sí.
• No avisa si no dice que viene («a las 10» a secas) ni si no da una hora («voy luego»).
• Como máximo, 30 avisos al día.

Es el único mensaje que se envía sin que te hayan escrito antes. Para reducir el riesgo de bloqueo, que ese número tenga guardado el tuyo y hayáis hablado alguna vez.

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Tus fotos y tu vídeo

Puedes subir hasta 4 fotos y 1 vídeo, y decidir si la secretaria los envía cuando se los piden.

• Se gestionan desde tu panel → Fotos. Cada hueco se sube, se cambia y se borra por separado, y puede llevar un texto que acompaña.
• Fotos: JPG, PNG o WEBP de hasta 8 MB. Vídeo: MP4 de hasta 16 MB (el máximo de WhatsApp).
• Si activas «Que las mande cuando un cliente pida fotos o vídeo», las envía al detectar peticiones como «¿me mandas fotos?» o «¿tienes algún vídeo?».
• A cada cliente se las manda como mucho una vez cada 6 horas.

Viene desactivado. Si en tus respuestas dices que no mandas fotos, cámbialo antes de activarlo.

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Audios y archivos

La secretaria no escucha audios ni abre archivos.

Si le mandan un audio o una foto sin texto, responde con amabilidad pidiendo que se lo escriban (como mucho una vez cada 10 minutos por chat). Tú puedes escucharlo cuando quieras en tu móvil.

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Tu panel

Tu panel está en yo.respondoxti.com/mi-panel. Funciona en el móvil y en el ordenador.

1. 1Te enviamos un enlace para elegir tu contraseña (válido 7 días y de un solo uso). También podemos ponerte la contraseña que tú nos digas.
2. 2Entras con tu teléfono sin +34 (por ejemplo, 612345678) o con tu email, y tu contraseña.

• Inicio: el estado de tu secretaria, el botón para pausarla o reanudarla y tus estadísticas de los últimos 30 días (mensajes, respuestas, citas, tiempo medio de respuesta y a qué horas te escriben).
• Chats: todas las conversaciones, con los botones «Lo atiendo yo», «Que responda», «Añadir a mi agenda» y «Borrar».
• Mi negocio: presentación, WhatsApp para avisos de llegada, servicios, precios, horario, ubicación, preguntas frecuentes, información adicional y despedidas. Los cambios se aplican al momento.
• Fotos: tus 4 fotos y tu vídeo, y el interruptor para enviarlos.
• Agenda: los números a los que la secretaria no contesta nunca.
• Pagos: tu plan, tus pagos y el cambio de contraseña.

Cambiar la contraseña no necesita ningún reinicio: vale al instante, y las sesiones abiertas en otros dispositivos se cierran.

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Pagos y avisos de renovación

Pagas mes a mes, sin permanencia.

• Te avisamos en tu chat «Tú» 5 días antes, 3 días antes y el último día de tu plan.
• Cada aviso incluye cómo pagar. El pago con tarjeta mediante SumUp estará disponible en tu panel.
• Si el plan no se renueva, la secretaria se pausa al día siguiente del vencimiento. Tu WhatsApp sigue funcionando con normalidad.
• Cuando se registra el pago, vuelve a funcionar sola.

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Informe mensual

El día 1 de cada mes recibes en tu chat «Tú» un resumen del mes anterior.

Incluye cuántos mensajes recibiste y cuántos se respondieron, cuántas personas distintas te escribieron, las citas confirmadas, las veces que te pasó el chat, el tiempo medio de respuesta y tu mejor día.

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Seguridad y límites

Está diseñada para proteger tu número y tu reputación.

• Solo contesta: nunca inicia conversaciones con tus clientes ni envía publicidad. Solo responde a quien te ha escrito en las últimas 24 horas.
• Tiene límites de seguridad por hora (por chat y en total) para evitar bucles con otros bots.
• Los números nuevos arrancan con un ritmo algo más lento durante los primeros días.
• Los mensajes se procesan con un modelo de inteligencia artificial que se ejecuta en nuestros propios equipos. No vendemos ni cedemos tus conversaciones.

Ningún sistema conectado a WhatsApp puede garantizar al 100 % que no haya bloqueos. Estas medidas reducen el riesgo al mínimo razonable.